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建設工程合同管理及績效評估
「摘要」合同管理是項目管理的核心工作，其管理績效反映了項目管理的總體效果。合同管理績效評價既不同于個體績效評價，又有別于一般的組織績效評價，應從結(jié)果績效與行為績效兩方面進行評估。 「關(guān)鍵詞」建設工程合同 合同管理目標制 一、合同在建設項目管理中的地位和作用 建設工程合同是承發(fā)包雙方為實現(xiàn)建設工程目標，明確相互責任、權(quán)利、義務關(guān)系的協(xié)議。加強合同管理，是施工階段造價控制的重要手段。市場經(jīng)濟機制的發(fā)育和完善，要求政府管理部門轉(zhuǎn)變職能，更多地應用法律、法規(guī)和經(jīng)濟手段調(diào)節(jié)和管理市場，而不是用行政命令干預市場；承包商也必須按照市場規(guī)律要求，健全和完善內(nèi)部各項管理制度，而合同管理制度是其管理制度的關(guān)鍵內(nèi)容之一。 建設工程項目由于建設周期長、合同金額大、參建單位眾多和項目之間接口復雜等特點，項目的工期和功能等主要質(zhì)量控制點往往會反映在合同上。合同管理是工程項目管理的核心和靈魂，建設工程合同以《合同法》、《建筑法》、《招標投標法》等法律文件為主要管理依據(jù)，是工程建設質(zhì)量控制、進度控制、投資控制的主要依據(jù)。《施工合同文本》由《協(xié)議書》、《通用條款》、《專用條款》三部分及相關(guān)附件文件組成。在市場經(jīng)濟條件下，建設市場主體之間相互的權(quán)利義務關(guān)系主要是通過合同確定的，加強對施工合同的管理具有十分重要的意義。 二、推行合同管理目標制 合同管理目標制是各項合同管理活動應達到的最終目的。建設工程合同管理的目的是項目法人通過自身在工程項目合同的訂立和履行過程中所進行的計劃、組織、指揮、監(jiān)督和協(xié)調(diào)等工作，促使項目內(nèi)部各部門、各環(huán)節(jié)互相銜接、密切配合，驗收合格的工程項目；也是保證項目經(jīng)營管理活動的順利進行，提高工程管理水平，增強市場競爭能力，從而達到高質(zhì)量、高效益，滿足社會需要，更好地為發(fā)展和繁榮建筑業(yè)市場經(jīng)濟。 合同目標管理的過程是一個動態(tài)過程，是指工程項目合同管理機構(gòu)和管理人員為實現(xiàn)預期的管理目標，運用管理職能和管理方法對工程合同的訂立和履行行為施行管理活動的過程。 1、合同訂立前的管理。合同一旦簽訂就意味著合同生效和全面履行，所以要采取謹慎、嚴肅、認真的態(tài)度，作好簽訂前的準備工作。具體內(nèi)容包括：市場預測、資信調(diào)查和決策，以及訂立合同前行為的管理。 2、合同訂立時的管理。合同訂立階段，意味著當事人雙方經(jīng)過工程招標投標活動，充分醞釀、協(xié)商一致，從而建立起建設工程合同法律關(guān)系。訂立合同是一種法律行為，雙方應當認真、嚴肅擬定合同條款，做到合同合法、公平、有效。 3、合同履行中的管理。合同依法訂立后，當事人應認真做好履行過程中的組織和管理工作，嚴格按照合同條款享有權(quán)利和承擔義務。 4、合同發(fā)生糾紛時的管理。在合同履行中，當事人之間有可能發(fā)生糾紛，當爭議糾紛出現(xiàn)時，有關(guān)雙方首先應從整體、全局利益出發(fā)，做好有關(guān)的合同管理工作，以利糾紛的解決，合同資料是重要的、有效的法定證據(jù)。 三、制定合同管理績效目標的原則 建設工程項目存在著建設周期長、合同金額大、參建單位眾多和項目之間接口復雜，以及不可逆性等特點，所以在進行合同管理績效評價前要擬定合同管理績效目標，并應遵循如下原則。 1、目標的具體化。績效目標應該在對工作內(nèi)容進行分解和分析的基礎上進行具體的描述。 2、目標的可衡量性。定績效目標必須采用可衡量的方式描述，以便將組織實際的績效與績效目標進行比較。 3、目標的導向性。績效目標的設立是為了引導組織的行為。這要求績效目標不僅是可衡量的結(jié)果，還應該包含對組織實現(xiàn)該績效結(jié)果的過程中應有行為的約束。 4、目標的可行性。根據(jù)組織的實際情況制定績效目標，提出一個切實可行的工作方向和目標，激發(fā)組織更好地實現(xiàn)這個目標。 5、目標的限制性。績效目標有時限要求和資源限制，在確定的目標下，應根據(jù)組織的外部環(huán)境和實際能力確定實現(xiàn)目標所需的合同時間及所需的資源。選擇績效目標時，應針對提高組織管理水平、達到組織目標起關(guān)鍵作用的工作和影響因素制定，應當符合組織目標及發(fā)展戰(zhàn)略。績效目標應當便于通過收集相關(guān)信息進行評價。 四、合同管理的績效評估 合同管理制度是合同管理活動及其運行過程的行為規(guī)范，制度是否健全是合同管理的關(guān)鍵所在。因此，必須建立建設工程合同管理制度有效性的評估制度。 合同管理績效評價既不同于個體績效評價，又有別于一般的組織績效評價，應從結(jié)果績效與行為績兩方面進行評價。合同管理績效評價過程復雜，指體系是動態(tài)的，結(jié)果績效可進行定量評價，而行為績的評價需要用定性指標定量化的方法（如AHP方法進行評價）。 1、合同管理的結(jié)果績效。合同管理的結(jié)果績效表現(xiàn)為工程質(zhì)量、工程進度和工程投資與計劃目標的偏離程度。合同總目標在項目決策階段確定，根據(jù)其內(nèi)容可分解為投資、工期和質(zhì)量三大目標，三個目標相互聯(lián)系、相互影響。合同管理的目的就是在滿足質(zhì)量和進度要求的前提下，盡可能降低投資。 針對合同形成階段的績效目標，要編制全面完整的招標文件；優(yōu)化評標方法，選擇恰當?shù)某邪蹋粚ν獠凯h(huán)境風險進行準確的估計，提出合理的防范風險措施；保證各類合同的協(xié)調(diào)。而在合同履行階段的績效目標，則應該做到以下方面：審查計劃實施的可行性，發(fā)現(xiàn)問題及時進行調(diào)整，保證實施計劃的合理性；及時審批、支付工程進度款；按時組織工程驗收；定期召開協(xié)調(diào)會議，溝通信息，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。至于合同變更和索賠管理的績效目標，則應該：盡早預測可能發(fā)生合同變更的事件并做好防范工作；及時了解產(chǎn)生變更的原因及變更可能造成的后果；對變更事件盡早提出有效且經(jīng)濟的解決方案；認真審查索賠報告，及時有效地解決合同爭議。 2、合同管理的行為績效。合同管理的行為績效受多因素的影響，要合理評價建設項目合同管理的行為績效，必須研究影響行為績效的主要因素，尤其是對實現(xiàn)組織績效產(chǎn)生明顯促進作用的因素，分析其對績效作用的程度和結(jié)果。 （1）組織結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)對組織的績效產(chǎn)生重要的影響。構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)就是要劃分各個工作崗位的職責權(quán)限，使員工的崗位與其工作能力相適應，以便開展分工協(xié)作，使組織目標能夠順利完成。合同管理部門負責制定工程建設施工合同管理工作制度和程序，組織各項投資計劃的編制、審查和報批等，根據(jù)工程項目施工承包合同的規(guī)定，按進度和實際完成工作量向承包商支付工程價款；工程技術(shù)管理部門負責施工質(zhì)量與施工進度控制工作和合同履行的落實。只要符合分工協(xié)作的原則，責、權(quán)、利分明，不論何種組織結(jié)構(gòu)型式都能正常地實施合同管理活動。 （2）組織制度。組織制度是指組織的基本規(guī)范，它明確了人員之間的分工協(xié)作關(guān)系，規(guī)定了各部門及其成員的職權(quán)和職責，形成良好的溝通和激勵機制，為組織成員進行工作創(chuàng)造良好的組織環(huán)境，使各類人員能夠協(xié)調(diào)一致地實現(xiàn)組織目標。合同管理責任制度的建立有利于組織內(nèi)部各部門之間的分工與協(xié)作，其建立原則為責任明確、逐級負責、落實到人，以調(diào)動合同管理人員的積極性，確保合同圓滿完成。 （3）組織文化。組織文化是一定經(jīng)濟社會文化背景下的組織在長期的發(fā)展過程中，逐步形成和發(fā)展起來的日趨穩(wěn)定的獨特的價值觀，以及以此為核心而形成的行為規(guī)范、道德準則、群體意識、風險習慣等。作為建設項目管理組織，應實行嚴格的合同管理，全面履行合同義務按合同糾紛處理程序解決糾紛。 （4）信息管理。做好信息管理工作能使合同順利地履行。信息收集是合同管理工作的基礎，及時掌握準確、完整的信息可以使合同管理人員卓有成效地開展合同管理工作。建立合同管理信息系統(tǒng)并對合同信息進行有效的管理，可以提高合同管理工作的效率。 【參考文獻】 [1]胡季英、關(guān)柯、李忠富：建設合同管理的國際化比較分析[J]．建筑管理現(xiàn)代化，2004（3）． [2]李啟明：土木工程合同管理[M]．南京：東南大學出版社，2002． [3]李建新：工程設計階段是造價控制的關(guān)鍵[J].機械管理開發(fā)，2005． [4]謝金龍、岳敏、包琦：建設工程項目管理中的合同控制[J]．建筑管理現(xiàn)代化，2001（5）． （來源：項目管理者聯(lián)盟作者：陳友勝 劉婕）
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